Każda spółka musi posiadać gdzieś swoją siedzibę, nie każda jednak potrzebuje biura w rzeczywistej formie - jeśli nie zatrudnia jeszcze pracowników i jest w fazie organizacyjnej w praktyce potrzebuje tylko adresu rejestrowego. W tym właśnie celu powstały tzw. wirtualne biura. Czy korzystanie z takiej formy biura jest prawnie dopuszczalne, czy jest legalne? Odpowiedzi szukam w niniejszym artykule.
Jak zauważam na wstępie każda spółka potrzebuje siedziby, adresu rejestrowego. Nie tylko zresztą spółka - również stowarzyszenia i fundacje muszą posiadać swoją siedzibę, konkretne miejsce, adres, pod którym prowadzą działalność. Co oznacza miejsce prowadzenia działalności? W wielu przypadkach może być to trudne do określenia, nie wszystkie bowiem przedsiębiorstwa to fabryki - bardzo wiele firm, zwłaszcza w dzisiejszych czasach globalnego rynku zajmuje się działalnością handlową w sieci, bądź świadczy swoje usługi w różnych miejscach. Również w dobie pracy zdalnej nawet zatrudnianie pracowników nie musi oznaczać konieczności posiadania przez przedsiębiorstwo biura ze stałymi miejscami pracy. Praca zdalna przestała być domeną wyłącznie wolnych zawodów, jest już pełnoprawnym sposobem pracy stosowanym przez biura, korporacje a nawet urzędy. Pandemia covid-19 zdecydowanie przyśpieszyła ten trend i przyczyniła się do również prawnego uznania pracy zdalnej. Zatem patrząc od strony praktycznej nie zawsze przedsiębiorstwo potrzebuje posiadać biuro w tradycyjnym jego pojęciu - wynajętego czy własnego pomieszczenia, lokalu lub budynku.
Przepisy unijne (art. 10 rozporządzenia wykonawczego Rady UE nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiający środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej - akt prawny) definiują siedzibę przedsiębiorstwa jako miejsce podejmowania kluczowych decyzji dotyczących jej działalności. W odniesieniu do spółki moglibyśmy nazwać takie miejsce biurem zarządu, a więc miejsce to wcale nie musi być tożsame z na przykład zakładem produkcyjnym jaki prowadzi spółka czy też innym miejscem fizycznej działalności. Co więcej, żadne przepisy prawa nie zobowiązują do stałego przebywania zarządu czy przedstawicieli spółki pod wskazanym adresem siedziby. Jednocześnie wskazać należy, że adres korespondencyjny nie może być uznany jako siedziba firmy - i jest to stanowisko nie tylko rodzimych urzędów skarbowych lecz znajduje umocowanie w przytoczonych wyżej przepisach unijnych.
Optymalnym rozwiązaniem godzącym brak potrzeby posiadania fizycznego biura z koniecznością posiadania siedziby jest tzw. biuro wirtualne. Wbrew zwyczajowej nazwie nie ma w nim niemal nic wirtualnego, dokładniej byłoby go nazwać biurem zarządu lub biurem serwisowanym. Warto nadmienić, że w nomenklaturze prawnej nie istnieje pojęcie "biura wirtualnego" - jest to wyłącznie potoczna i handlowa nazwa dla pewnej usługi. No właśnie, na czym polega usługa wirtualnego biura? Jest to umowa wynajmu części lokalu biurowego na potrzeby zarządu przedsiębiorstwa i prowadzonej działalności gospodarczej z którą związany jest określony pakiet usług dodatkowych. Najważniejszą usługą jest odbiór korespondencji adresowanej do przedsiębiorcy i w kolejnym kroku zawiadomienie go o tym fakcie. W opcjach możliwe jest skanowanie odebranej korespondencji i udostępnienie jej w formie elektronicznej lub fizyczna odsyłka na wskazany adres. Biuro wirtualne - umówmy się, że dla wygody będę używał tej uproszczonej nazwy - pełni więc rolę sekretariatu przedsiębiorcy. Tyle, że pełni taką rolę jednocześnie dla wielu firm. Drugą ważną, a nawet kluczową kwestią jest możliwość korzystania w ramach umowy z realnej powierzchni w celu odbywania narad, zebrań zarządu i innych spotkań firmowych czy po prostu pracy, nazwijmy ją koncepcyjnej, w ramach sprawowania zarządu nad przedsiębiorstwem. To ta właśnie kwestia pozwala przedsiębiorcy wypełnić przesłankę formalną uznania wynajętego biura za rzeczywistą siedzibę firmy.
Usług towarzyszących może być znacznie więcej, na przykład segregacja korespondencji, wysyłka korespondencji zleconej, możliwość korzystania z dedykowanych numerów telefonicznych, pakiety bezpłatnych godzin korzystania z sal konferencyjnych czy urządzonych miejsc pracy biurowej, usługi księgowe, doradcze i prawne. Wszystko zależy od wybranych opcji, najczęściej w formie określonego pakietu usług biura wirtualnego. Osobiście polecam zapoznać się z ofertą warszawskiego centrum biurowego biurco, które od wielu lat świadczy usługi tzw. biura wirtualnego w powiązaniu z szeregiem usług towarzyszących. Co ważne, biuro to dysponuje dużą, realną przestrzenią biurową, która jest przedmiotem elastycznego podnajmu m.in. również w ramach wirtualnego biura. Jest to niezwykle przydatne na przykład w sytuacjach kontroli z urzędu skarbowego pozwala tez bez problemu wypełniać funkcje zarządcze w lokalu będącym siedzibą przedsiębiorstwa.
Trzeba odnotować, że na rynku można się również spotkać z umowami, które operują pojęciem "użyczenia adresu" do celów rejestracji siedziby firmy, nie zaś wynajmem powierzchni czy lokalu. Z punktu widzenia przepisów prawa, które wyżej omówiłem nie wydaje się to rozwiązaniem właściwym, nie pozwala bowiem wypełnić przesłanek prawnych dla uznania adresu siedziby jako rzeczywistej siedziby firmy. Przepis (ust.3 art 10 rozporządzenia wykonawczego Rady UE nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011) literalnie mówi wręcz, że sam adres korespondencyjny nie może być uznany za siedzibę przedsiębiorcy.
Na marginesie warto wspomnieć o rozróżnieniu adresu siedziby przedsiębiorstwa od ewentualnego (opcjonalnego) innego miejsca wykonywania działalności; na przykład firma XYZ może mieć siedzibę i biuro zarządu w Warszawie a hurtownię czy zakład produkcyjny przykładowo w Koninie. Dla wszelkich właściwości urzędniczych, w tym podatkowych właściwym jest adres siedziby przedsiębiorstwa, dlatego tak ważne jest jego rozważne wybranie.
Kilka lat temu dość głośno było o przypadkach, kiedy urzędy skarbowe odmawiały rejestracji firmy dla celów podatku VAT tym firmom, które wskazywały jako adres swojej siedziby biuro wirtualne. Jednak bardzo szybko sądy stwierdzały nieważność takich decyzji gdyż nie ma żadnych podstaw prawnych do kwestionowania lokalizacji siedziby w tzw. biurze wirtualnym. W prawie próżno zresztą szukać definicji pojęcia "biura wirtualnego" a sam fakt współdzielenia jednego adresu przez wielu przedsiębiorców nie jest w żaden sposób zakazany. Stanowisko takie znalazło wyraz w orzeczeniu NSA.
Podsumowując. Na pytanie czy biuro wirtualne jest legalne odpowiedź jest zdecydowanie twierdząca - tak, rejestracja firmy pod adresem takiego biura jest całkowicie zgodna z prawem, tak samo jak pod każdym innym adresem wynajętego lokalu. Bez znaczenia pozostaje fakt jak dużo podmiotów ma siedzibę pod tym samym adresem. Kluczowe jest za to wypełnienie formalnych przesłanek dla uznania takiego biura za siedzibę firmy - przypomnę - po pierwsze to tu można z przedsiębiorcą skutecznie nawiązać kontakt, po drugie stąd przedsiębiorca może (a formalnie powinien) zarządzać swoim przedsiębiorstwem.