Flexibiuro, biura elastyczne, biura serwisowane, biura wirtualne - to hasła jakie na dobre już zagościły na rynku wynajmu nieruchomości. Czy elastyczne biuro to biuro wirtualne? Czym koncepty te różnią się od klasycznego wynajmu? Odpowiedzi szukam w niniejszym artykule.
Tradycyjnie rozumiany wynajem biur to konkretna powierzchnia, najczęściej fizycznie wydzielony lokal lub jego część, choćby nawet całe piętro biurowca, oddawana do wynajęcia jako powierzchnia do własnej aranżacji. Co najmniej meblowej, a bardzo często wymagająca większych prac - podziału na pomieszczenia, rozprowadzenia instalacji w sufitach podwieszanych, założenia oświetlania, położenia wykładziny dywanowej. Takie prace wymagają czasu. Doliczając parę dni na aranżację meblową i przeprowadzkę, od decyzji o najmie do rzeczywistego działania w nowym biurze upływa kilka miesięcy. Pomieszczenia socjalne i sanitarne są niemal zawsze już urządzone choć najczęściej jako powierzchnie wspólne dla wielu najemców budynku. Klasyczny wynajem charakteryzuje się też koniecznością podpisania najczęściej wieloletniej umowy - co nawet nie dziwi wobec dużego zakresu potrzebnych prac adaptacyjnych w lokalu. Wymusza to na najemcy podjęcie decyzji bardzo przemyślanych perspektywicznie. W obecnym, szybko zmieniającym się świecie i przy wielu trudnych do przewidzenia zmiennych wynajęcie powierzchni biurowej na mocno wiążących warunkach może być trudne i kosztowne.
Odpowiedzią na potrzebę większej elastyczności są biura... elastyczne, czyli biura, które można wynająć szybko i możliwie szybko z nich zrezygnować. Biura w takiej ofercie są powierzchniami już urządzonymi, nie wymagającymi żadnej budowlanej adaptacji. Ponieważ w takiej ofercie wynajmu najemca nie musi zajmować się aranżacją i większością bieżącej eksploatacji - biura takie nazwane są również biurami serwisowanymi.
Biura wirtualne to trochę inny koncept, wynikający z innych przesłanek wyjściowych - najemcami są tu najczęściej firmy młode, rozwijające się, które przynajmniej w pierwszym etapie rozwoju nie potrzebują stałej powierzchni biurowej. Potrzebują oczywiście siedziby rejestrowej, miejsca adresowania korespondencji i jej późniejszej obsługi, potrzebują miejsca do spotkań ale potrzeby lokalowe startują z poziomu absolutnego minimum, często w ogóle bez zatrudnionych pracowników, potem potrzeby rosną ale i się ciągle zmieniają, niekiedy w ogóle nie osiągając stanu w którym potrzebują klasycznego biura - upowszechniają się bowiem formy pracy zdalnej. Bardzo wartościową ofertą są biura, które potrafią połączyć potrzeby zdalnej obsługi firmowej korespondencji z fizycznym ale elastycznym biurem umożliwiając dostęp do urządzonej powierzchni biurowej na dowolny czas i w dowolnym zakresie. Przykładem może być tu warszawskie biurco, które ma w ofercie usługi biura wirtualnego w wariancie premium - właśnie z elastycznym dostępem do realnej powierzchni biurowej. To oferta na pograniczu biura serwisowanego czyli takiego gdzie najemca w ogóle nie zajmuje się sprawami lokalowymi, eksploatacyjnymi i administracyjnymi a ma - lub może mieć do dyspozycji na życzenie - wszystkie potrzebne w danej chwili usługi i wyposażenie.
Wszystkie te koncepcje łączy jedno - próba komplementarnego rozwiązania bieżących potrzeb klienta. Choć są to rozwiązania czysto komercyjne to można powiedzieć, że zgodne są one z koncepcją ekonomii współdzielenia tzn. nie musisz czegoś kupować aby z tego korzystać - możesz to pożyczyć do używania. Tutaj "pożyczasz" biuro w takim zakresie jaki jest ci akurat potrzebny.