Czy tzw biuro wirtualne to dobre rozwiązanie dla młodej spółki? Jakie są kryteria wyboru biura wirtualnego? I co właściwie kryje się pod hasłem biura wirtualnego. Zapraszam do lektury.
Rejestracja siedziby spółki
Powstająca spółka już od pierwszego dnia działania potrzebuje adresu rejestrowego - czyli takiego, który jest oficjalną siedzibą spółki i miejscem dostarczania urzędowej korespondencji. Choć w akcie notarialnym powołującym spółkę jako miejsce siedziby określa się wyłącznie miasto to już podczas wpisu do KRS należy podać konkretny adres z kodem pocztowym, nawą ulicy, numerem budynku, ewentualnie również nr lokalu. Warto wiedzieć, że korespondencja w postępowaniach sądowych i skarbowych trafiać będzie wyłącznie na ten adres - nie ma możliwości przekierowania jej na inny adres, co jest możliwe w przypadku każdej innej korespondencji. Zatem już od pierwszych dni funkcjonowania spółki musi ona mieć siedzibę pod konkretnym adresem.
Spółka w organizacji
Rozpoczynanie działalności nieraz zabiera sporo czasu - wybór odpowiedniego lokalu, rekrutacja pracowników, pozyskanie niezbędnych narzędzi, negocjacje umów partnerskich czy wystąpienia o zgody i koncesje. Często w początkowym, organizacyjnym okresie, firma nie będzie potrzebowała jeszcze docelowego lokalu i mogłaby korzystać z tymczasowego, znacznie mniejszego. Byłoby to korzystne również w kontekście obniżenia kosztów na starcie działalności. W skrajnym przypadku i przy niektórych rodzajach działalności spółka w ogóle może nie potrzebować klasycznego biura - miejsca siedziby potrzebować będzie jednak zawsze. Jak rozwiązać ten problem? Z pomocą przychodzą tzw. wirtualne biura.
Wirtualne biuro
Czym jest wirtualne biuro? W najprostszej formie będzie to rodzaj recepcji-sekretariatu świadczącego usługi wielu firmom jednocześnie i jako przedsiębiorca "użyczający" swojego lokalu dla siedziby tych firm. Dzięki takiemu współdzieleniu lokalu koszty są nieporównywalnie niższe niż tradycyjny wynajem jakiejkolwiek powierzchni a jednocześnie otrzymujemy nie tylko adres dla swojej firmy ale wiele usług towarzyszących z których najważniejszą jest odbiór korespondencji urzędowej jaka będzie przychodziła na nowy adres naszej firmy. W sensie prawnym najlepszym rozwiązaniem owego "użyczenia lokalu/adresu" jest najem powierzchni biurowej przez biuro wirtualne, z tym, że jest to najem powierzchni współdzielonej przez wiele firm. Zapewnia to tytuł prawny do lokalu w którym spółka będzie miała swoją siedzibę. Można się również spotkać z faktyczną umową użyczenia adresu - jest to jednak rozwiązanie budzące kontrowersje czy rzeczywiście umowa taka daje podstawę do zgłoszenia miejsca jako siedziby spółki - wszak ustawodawcy nie chodziło w przepisach o ustalenie adresu dla doręczeń a adresu faktycznej siedziby firmy. Co to oznacza? Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiające środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, w art. 10 ust. 1 określa, że „miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika jest miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa”. Zatem biuro wirtualne, a konkretnie odpowiednia umowa z zarządcą lokalu powinna w pierwszym rzędzie:
- zapewniać miejsce dla zarządzania swoim przedsiębiorstwem, oraz
- umożliwiać urzędom nawiązanie kontaktu z przedstawicielami spółki.
Usługi biura wirtualnego
Wypełnienie pierwszej przesłanki możliwe jest przez udostępnianie przedstawicielom spółki przestrzeni biurowej w lokalu, który jest siedzibą spółki, w której to przestrzeni mogą pracować a przede wszystkim organizować zebrania zarządu spółki - na nich bowiem czynione są tak faktyczne jak i formalne ustalenia odnośnie działalności przedsiębiorstwa. Miejscem tym z powodzeniem może być sala konferencyjna. Druga przesłanka - czyli możliwość nawiązania kontaktu z reprezentantami spółki w miejscu jej siedziby jest skuteczny odbiór korespondencji, bowiem to właśnie forma listowna z adresowaniem na siedzibę spółki jest główną i najważniejszą formą inicjowania kontaktu przez urząd np. skarbowy, organ rejestrowy czy kontrolny. Kluczowe znaczenie ma szybkie i skuteczne przekazanie informacji o odebranym liście urzędowym do reprezentantów spółki przez recepcję biura wirtualnego a następnie dopiero kontakt reprezentanta z urzędem. Wypunktujmy zatem najważniejsze usługi biura wirtualnego:
- zapewnienie tytułu prawnego do lokalu który będzie siedzibą spółki
- zapewnienie miejsca do zebrań zarządu spółki (co najmniej w formie sali konferencyjnej) ,
- skuteczny odbiór korespondencji urzędowej,
- szybkie powiadomienie reprezentanta o nowej korespondencji.
Te kluczowe usługi biura wirtualnego mogą być rozszerzone o inne - zwiększające wygodę, pewność i skuteczność działania:
- skanowanie korespondencji urzędowej, a także każdej innej korespondencji,
- odbiór przesyłek kurierskich i paczek,
- usługi sekretariackie,
- zapewnienie miejsca do dorywczej pracy biurowej.
Ilość i zakres usług może być jeszcze większa, dążąca w kierunku zapewnienia biura serwisowanego - ale to już temat na inny wpis. Skoro już wiemy czym zajmuje się biuro wirtualne pora zastanowić się nad kryteriami wyboru najlepszego.
Jak wybrać najlepsze biuro wirtualne
Zwykle pierwszym kryterium jest lokalizacja a nawet konkretny adres. Wybieramy go dla własnej wygody dojazdu, rejonizacji przyjaznego urzędu skarbowego czy prestiżu lokalizacji. To zależy wyłącznie od naszych subiektywnych oczekiwań. Kolejne kryteria wyboru, bardziej obiektywne, powinny być następujące:
- wiarygodność podmiotu świadczącego usługi biura wirtualnego - szczególnie pomocne będzie sprawdzenie jak długo działa na rynku,
- opinie w sieci - polegać można raczej wyłącznie na opiniach googla gdyż inne serwisy niestety zbyt często zawierają komentarze płatne bądź generowane przez samego właściciela,
- zakres usług odpowiadających naszym potrzebom i łatwość ich zmiany w przyszłości,
- jakie usługi są w cenie i w jakim wymiarze a za co będzie trzeba dopłacić (potrzebna kalkulacja własnych potrzeb i wymogów),
- bogaty zakres usług - nawet jeśli teraz ich nie potrzebujemy to lokując siedzibę w miejscu o rozbudowanym programie usług dodatkowych i towarzyszących stwarzamy sobie warunki rozwoju bez uciążliwej zmiany siedziby,
- fizyczna wielkość biura - im większa zajmowana powierzchnia i bardziej profesjonalny charakter wnętrz tym większa wiarygodność (również w oczach urzędników) oraz pewność stabilnej przyszłości,
- korzystne zniżki przy płatności za dłuższe okresy rozliczeniowe.
Najmniej ważnym kryterium wyboru wydaje się ilość podmiotów zarejestrowanych w danym biurze gdyż informacja ta sama w sobie nie niesie żadnych konotacji. Ważniejsza byłaby informacja o solidności tych firm i ich reputacji - wszak dzielisz z nimi lokal. To jednak nie tyle trudne do sprawdzenia co żmudne. Pewną wskazówką mogą być niskie ceny biura wirtualnego - te najniższe przyciągają niestety firmy o wątpliwych intencjach i choć nie ma to bezpośredniego wpływu na inne podmioty w biurze - pośrednio może je ustawić w świetle reflektorów i przyciągać niepotrzebną uwagę.
Zatem uzbrojony w wiedzę - wybierz dla siebie najlepsze biuro wirtualne!