Rozpoczynając działalność gospodarczą na własny rachunek zgłaszamy ją w CEIDG wypełniając wniosek o wpis. Jednym z punktów jest określenie miejsca wykonywania działalności i adresu doręczeń. Jaki adresy należy podać? Czy rejestrować działalność w mieszkaniu? Czy warto skorzystać z biura wirtualnego dla zgłoszenia siedziby działalności JDG?
Działalność gospodarcza wykonywana w domu
Wiele osób prowadzących jednoosobową działalność wykonuje ją faktycznie przed domowym laptopem - często są to informatycy, graficy, czy copywriterzy. Naturalnym odruchem jest podanie miejsca zamieszkania jako miejsca wykonywania działalności. Trzeba sobie zdawać sprawę jakie to powoduje następstwa.
- Adres prywatny staje się adresem firmowym - to tu może przyjść kontrola skarbowa, ten adres będzie uwidoczniony w rejestrze CEIDG i wszelkich innych bazach danych (np w internecie), domowy adres będzie też oczywiście widział nasz kontrahent na fakturach.
- Co do zasady koszty lokalu wykorzystywanego do działalności mogą być zaliczone jako koszty uzyskania przychodu - wykorzystywanie części lokalu mieszkalnego na cele gospodarcze rodzi jednak kilka problemów z ustaleniem owej części i proporcjonalnym rozliczeniem kosztów.
- W przypadku lokalu wynajmowanego na cele mieszkalne konieczna jest odrębna zgoda właściciela lokalu na wykorzystanie części tego lokalu jako miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
- Dla właściciela lokalu (o ile nie jest to najbliższa rodzina przedsiębiorcy) pojawia się konieczność zgłoszenia wykorzystywania lokalu na cele gospodarcze i zwiększonej w związku z tym wysokości podatku od nieruchomości.
- Problem z odbiorem korespondencji podczas wakacji czy innych wyjazdów.
Działalność gospodarcza wykonywana u klienta a siedziba przedsiębiorcy
Nie mniejsza grupa jednoosobowych przedsiębiorców świadczy swoje usługi praktycznie wyłącznie u klienta - znów mogą to być informatycy ale też sprzedawcy, serwisanci, czy doradcy. W takim przypadku przedsiębiorca ma możliwość w ogóle nie określać stałego miejsca wykonywania działalności, w dalszym jednak ciągu musi podać adres do doręczeń. Tym adresem może być adres domowy. Aktualne pozostaje jednak zastrzeżenie opisane w punkcie pierwszym a dotyczące upublicznienia prywatnego adresu. Można jako adresu korespondencyjnego użyć dowolnego innego - choćby adresu babci - jednak przedsiębiorca powinien i w tym przypadku wykazać tytuł prawny do lokalu, nadto rozwiązanie takie ma jedną, poważną wadę - utrudnia faktyczny odbiór korespondencji i nie daje pewności, że każda ważna, urzędowa przesyłka trafi do naszych rąk w odpowiednim terminie.
Biuro lub inny lokal jako siedziba przedsiębiorcy
Oczywiście nie każdy przedsiębiorca wpisany do rejestru CEIDG faktycznie wykonuje swą pracę wyłącznie jednoosobowo i zdalnie - wielu wykorzystuje formę prawną JDG do prowadzenia firm, które zatrudniają pracowników, wykorzystują w działalności lokale handlowe, biurowe czy przemysłowe. Wówczas określenie stałego miejsca wykonywania działalności i adresu doręczeń wydaje się proste - staje się nim lokal wykorzystywany w działalności. Trzeba jednak pamiętać, że dla urzędu skarbowego adresem podatnika prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą zawsze będzie jego adres zamieszkania - to według adresu zamieszkania
ustalana jest właściwość miejscowa konkretnego urzędu skarbowego w
którym rozlicza się z fiskusem z działalności - zarówno w podatku dochodowym jak i VAT. Pewien wyjątek stanowi tu spółka cywilna, która choć sama osobowości prawnej nie posiada i w niemal każdym aspekcie działalność spółki to w istocie działalności gospodarcze jej wspólników - to posiada jednak odrębny numer NIP i sama rozlicza się z podatku VAT, a także sama odprowadza składka ZUS za pracowników, jeśli ich zatrudnia.
Biuro wirtualne jako siedziba przedsiębiorcy
Wreszcie istnieje trzecia możliwość - wynajęcie biura współdzielonego, które stanie się formalną siedzibą działalności wpisaną w CEIDG jako główne miejsce wykonywania działalności. Takie biuro współdzielone- znane na rynku jako biuro wirtualne udziela nie tylko adresu dla celów rejestracji - dobre biuro wirtualne zagwarantuje odbiór i przekazanie korespondencji oraz zapewni realne miejsce do spotkań biznesowych, a jeśli zajdzie taka potrzeba - również do pracy biurowej. Wybór takiego biura na swoją siedzibę przez jednoosobowego przedsiębiorcę ma kilka istotnych zalet:
- chroni prywatność przedsiębiorcy, pozwalając nie ujawniać domowego adresu nawet kontrahentom,
- gwarantuje odbiór korespondencji nawet podczas wyjazdów i innych nieobecności,
- daje możliwość korzystania z reprezentacyjnych sal spotkań biznesowych w miejscu adresacji swojej firmy, czyli niejako u siebie.
Dla jednoosobowego przedsiębiorcy istotne znaczenie mają koszty. Własny lokal pociąga za sobą znaczne wydatki, jednak korzystanie z biura wirtualnego to ledwie ułamek kosztów klasycznego wynajmu. Na warszawskim rynku ceny za usługi biura wirtualnego zaczynają się już od 40-50zł za miesiąc, ale - uwaga - najniższe ceny są zwykle obarczone koniecznością zapłaty za rok z góry. Jednorazowa zapłata w wysokości kilkuset złotych może być zbyt dużym obciążeniem dla mikroprzedsiębiorcy - warto poszukać ofert biura wirtualnego, które zaoferują niską stawkę przy zachowaniu miesięcznej płatności - to zapewnia też dużą elastyczność w przypadku nowych czy niepewnych biznesów. O wyborze biura wirtualnego pisałem już wcześniej - przeczytaj jak wybrać dobre biuro wirtualne.
Jakiego adresu powinien używać przedsiębiorca na fakturach?
Przyjmuje się, że na fakturze przedsiębiorca umieszcza adres zamieszkania - chyba, że posiada główne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej wskazane w CEIDG, to wówczas na fakturze powinien podawać adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.