To oczywiste, że wynajmując lokal biurowy zawieramy umowę najmu. Obecnie dużą popularność zdobyło korzystanie z mniej klasycznych rozwiązań - biur elastycznych i coworkingowych gdzie przedmiotem najmu jest często przestrzeń współdzielona a towarzyszy temu szereg usług dodatkowych. Jak powinna wyglądać taka umowa i na co w niej zwrócić uwagę. Zapraszam do analizy.
Biuro elastyczne i serwisowane
Istnieje obecnie cały rynek nieruchomości flex, czyli przestrzeni elastycznych. Ta elastyczność przejawia się w kilku aspektach. Po pierwsze umowa najmu jest zawierana na znacznie krótszy czas, bądź w ogóle bezterminowo z krótkim okresem wypowiedzenia - czasem nawet tylko jednego miesiąca. To bardzo znacząca różnica wobec klasycznego najmu nieruchomości gdzie umowy zawierane są zwykle na okresy kilkuletnie. Drugi ważny aspekt elastyczności to sama przestrzeń - jest ona już całkowicie wykończona i gotowa do użytkowania, często umeblowana. Co więcej, w trakcie trwania umowy możemy wynajętą przestrzeń skalować - czyli zależnie od potrzeb wynajmować kolejne moduły, bądź z nich rezygnować. Umowa na najem powierzchni elastycznej powinna jasno określać możliwości i warunki takich zmian, zapewniać krótkie terminy realizacji podjętych decyzji i z góry określać opłaty jakie będą się z tym wiązały. Kolejną immanentną cechą wynajmowania biur elastycznych i serwisowanych jest zawarcie w cenie wynajmu wszystkich opłat eksploatacyjnych - bez ich wyodrębnienia w opłatach. Ważne jest aby umowa jasno określała jakie media są wliczone - oczywiście będą tam uwzględnione opłaty eksploatacyjne wspólne dla całego budynku - jak przy najmie klasycznym, ale nas interesują bardziej te dotyczące wynajętej powierzchni - zwykle w opłatę za wynajem wliczone jest nasze zużycie energii elektrycznej, serwis sprzątający, łącze internetowe, serwis techniczno-gospodarczy, dostęp do strefy socjalno-kuchennej nierzadko z możliwością bezpłatnego korzystania z kawy i herbaty.
Jeśli wraz z wynajmem biura serwisowanego oferowane są dodatkowe usługi - co jest częstą praktyką - ważne aby umowa lub odpowiedni do niej załącznik, określała szczegółowo jakie są to usługi i warunki ich świadczenia. Może to być na przykład obsługa recepcyjna, odbiór poczty, możliwość korzystania z urządzeń drukujących (bezpłatne limity), opieka consierge, wynajem sal konferencyjnych.
Biuro współdzielone, wynajem biurka
Kolejny krok w elastyczności wynajmu biur to wynajem niewielkich gabinetów lub poszczególnych stanowisk pracy w większej, współdzielonej powierzchni, która oferuje duży wachlarz usług towarzyszących. Polecamy aktualny przegląd warszawskiego rynku biur współdzielonych jaki znalazł się na blogu jednego z najstarszych warszawskich coworingów biurco - blog. W umowie najmu tego typu powierzchni ważne jest zdefiniowanie, które elementy infrastruktury biurowej (powierzchnia, meble, urządzenia) są udostępnione na twój wyłączny użytek a z których korzystać będziesz na zasadach współdzielenia. Te zasady również winny być jasno określone - warunki dostępu, limity i koszty po ich przekroczeniu itp. Jak wspomniałem tego typu najem oferuje zwykle znacznie szarszy wachlarz usług dodatkowych, często zawarty w podstawowej opłacie - umowa powinna określać jakie usługi i w jakim zakresie są należne. Niemal na pewno znajdzie się tu obsługa recepcyjna, dostęp do sal konferencyjnych, sal spotkań czy różnych innych wyspecjalizowanych przestrzeni, także rekreacyjnych, dostęp do urządzeń drukujących,ksero, skanerów itp. Te usługi najczęściej będą objęte jakimiś ograniczeniami, limitami - ważne aby były one jasno określone i by znane były warunki korzystania z nich poza limitami. Opcjonalnie mogą być usługi takie jak odbiór poczty, opieka consierge, usługi księgowe i doradcze - ważne aby umowa określała jakie usługi i w jakim zakresie są częścią umowy.
Wirtualne biuro
To szczególny przypadek, kiedy wynajmujemy lokal na zasadach współdzielenia a najistotniejsze znaczenie ma sam fakt uzyskania tytułu prawnego do lokalu dający podstawę dla rejestracji siedziby firmy w tym lokalu. Dodatkowo kluczowego znaczenia nabierają usługi towarzyszące - szczególnie odbiór poczty, często z możliwością jej skanowania i zdalnego udostępniania oraz obsługa recepcyjna także z opcjonalna możliwością usług asystenckich. Dzięki temu nie będąc w biurze mamy pełną kontrolę nad firmową korespondencją i kontaktami z klientami i urzędami.
Umowa z biurem wirtualnym rozwiązywana bywa w dwojaki sposób - albo jest to umowa o świadczenie określonych usług, w tym użyczenie adresu do celów rejestracji firmy, albo umowa najmu w swej ogólnej istocie taka sama jak przy najmie klasycznym tyle, że wprowadzająca ograniczenia w najmowanej powierzchni poprzez jej współdzielenie. Pierwszy wariant, choć wydaje się prostszy może budzić jednak zastrzeżenia odnośnie legalności, nie stanowi bowiem tytułu prawnego do lokalu jaki jest wymagany dla siedziby firmy. Taki tytuł prawny zyskujemy zawierając umowę najmu, choćby i powierzchni współdzielonej. Z punktu widzenia przepisów podatkowych istotny jest zapis rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. do dyrektywy 2006/112/WE stanowiący w art. 10 ust. 1, że „miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika jest miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa”. Powinniśmy mieć zatem dostęp do miejsca (biura, sali konferencyjnej) z którego możemy zarządzać swoim przedsiębiorstwem - choćby tylko raz na jakiś czas. Zapis o możliwości i warunkach korzystania z realnej powierzchni powinien się znaleźć w umowie najmu.
Oczywiście muszą się także znaleźć zapisy typowe dla umowy najmu - płatności, okresy i warunki wypowiedzenia, odpowiedzialność, wyłączenia itp.
Usługi dodatkowe, jak obsługa recepcyjna również powinny być precyzyjnie określone aczkolwiek nie musi się to znajdować bezpośrednio w umowie najmu - może być to odrębny załącznik. Takie rozdzielenie kwestii związanych bezpośrednio z lokalem od usług dodatkowych wpłynie na czytelność tak jednych jak i drugich zapisów, tym bardziej, że powszechną praktyką jest występowanie bardzo różnych pakietów usług towarzyszących, które można zmieniać w czasie co nie wpływa na zapisy zasadniczej umowy najmu.
Więcej o biurze wirtualnym pisałem w artykule Czym jest biuro wirtualne.